Zarządzanie Systemy zarządzania

Systemy zarządzania

Podejście do zarządzania

Realizacja misji Grupy LOTOS oraz osiągnięcie celów strategicznych i zapewnienie stabilnego wzrostu wartości Spółki wymaga zarządzania zgodnego ze standardami, z jednoznacznie zdefiniowanymi uprawnieniami oraz wynikającą z nich odpowiedzialnością i skuteczną komunikacją.

Grupa LOTOS określa standardy zarządcze obowiązujące we wszystkich spółkach Grupy Kapitałowej LOTOS oraz nadzoruje proces ich wdrażania, kierując się następującymi zasadami zarządzania:

  • orientacja na klienta – działania ukierunkowane są na profesjonalną obsługę klienta oraz poznanie jego obecnych i przyszłych potrzeb tak, by móc spełnić jego wymagania oraz oferować produkty i usługi o jakości przewyższającej oczekiwania;
  • przywództwo – menedżerowie ustalają cele, kierunki działania oraz tworzą i utrzymują środowisko wewnętrzne, w którym pracownicy mogą angażować się w osiąganie celów;
  • zaangażowanie ludzi – pracownicy na wszystkich szczeblach są istotą organizacji i jej głównym kapitałem. Zaangażowanie pracowników pozwala na wykorzystanie ich zdolności dla dobra organizacji;
  • podejście procesowe – zidentyfikowano procesy i wyznaczono ich właścicieli. Monitorują oni na bieżąco ich przebieg, stosując ustalone mierniki. Wyniki analiz przedstawiane są Zarządowi Spółki podczas cyklicznych debat;
  • zarządzanie przez cele – określona przez Zarząd polityka znajduje swój wyraz w konkretnych celach długo- i krótkoterminowych. Ich prawidłowa realizacja dostarcza sprawnych narzędzi monitorowania, oceny i kontroli organizacji. Dzięki regularnemu badaniu stopnia realizacji celów uzyskuje się sygnały o nieprawidłowościach w działaniu organizacji, co skutkuje podjęciem działań korygujących i naprawczych;
  • ciągłe doskonalenie – poprawa jakości funkcjonowania stanowi stały cel organizacji;
  • podejmowanie decyzji na podstawie faktów – skuteczne decyzje podejmowane są na podstawie analizy danych i wiarygodnych informacji, otrzymywanych dzięki wdrożonemu systemowi raportowania.

 

W celu efektywnego zarządzania wykorzystuje się następujące narzędzia doskonalenia:

  • zarządzanie ryzykiem – jest to podstawa wszystkich systemów, analiza prawdopodobieństwa wystąpienia różnego rodzaju zagrożeń, które mogą osłabiać zarządzanie organizacją, a także podstawa podejmowania optymalnych decyzji;
  • zarządzanie zmianami – nowoczesny system zarządzania to przede wszystkim ciągłe śledzenie sytuacji na rynku i szybkie dostosowywanie się do zachodzących zmian oraz wykorzystywanie wszelkiego rodzaju powstających na rynku luk;
  • zarządzanie wiedzą – warunkuje rozwój organizacji zgodnie ze światowymi trendami w danej dziedzinie;
  • narzędzia systemowe – charakterystyczne dla systemów na bazie norm ISO serii 9000, 14000 i innych, tj. m.in. audity wewnętrzne, działania korygujące i zapobiegawcze, przeglądy systemu.

 

Doskonalenie zarządzania wymaga ciągłej analizy powiązań i współzależności pomiędzy procesami. Istotnym elementem skutecznego utrzymania i doskonalenia systemów zarządzania jest także właściwa komunikacja. W Grupie LOTOS odbywają się spotkania, podczas których omawia się funkcjonowanie systemów zarządzania w spółkach Grupy Kapitałowej oraz określa kierunki działań i rozwoju w kolejnych latach. 

W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Grupy Kapitałowej LOTOS wdrożono skuteczny system raportowania. Jednym z elementów tego systemu jest cykliczne informowanie o postępie w realizacji zadań oraz o podejmowanych decyzjach. Kolejny element stanowi przygotowywanie i przekazywanie informacji pozwalających na wczesną identyfikację niekorzystnych tendencji lub zdarzeń, które mogą zaburzyć harmonogram realizacji strategii, w tym bezpieczne funkcjonowanie i rozwój Grupy Kapitałowej.

Kluczowe normy i systemy

Podstawowym celem działania władz Spółki jest realizacja interesu firmy, rozumianego jako powiększanie wartości powierzonego jej przez akcjonariuszy majątku, z uwzględnieniem praw i interesów innych niż akcjonariusze podmiotów, zaangażowanych w funkcjonowanie Spółki, w szczególności jej pracowników. Wyznacznikami postępowania są następujące zasady:

  • uczciwe intencje i nienadużywanie uprawnień – wykonywanie prawa i korzystanie z instytucji prawnych opiera się na uczciwych intencjach i nie wykracza poza cel i gospodarcze uzasadnienie, ze względu na które instytucje te zostały ustanowione;
  • niezależność zamawianych opinii – przy wyborze podmiotów mających świadczyć usługi eksperckie, w tym zwłaszcza usługi biegłego rewidenta, usługi doradztwa finansowego i podatkowego oraz usługi prawnicze, uwzględnia się fakt istnienia okoliczności mogących ograniczać niezależność tego podmiotu przy wykonywaniu powierzonych mu zadań.

 

Zarząd dba o przejrzystość i efektywność systemu zarządzania Spółką oraz prowadzenie jej spraw zgodnie z przepisami prawa i dobrą praktyką. Członkowie Zarządu przy podejmowaniu decyzji w sprawach Spółki działają w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, tzn. po rozpatrzeniu wszystkich informacji, analiz i opinii, w tym uzasadnionych w długookresowej perspektywie oczekiwań kluczowych grup interesariuszy.

W celu ujednolicania standardów zarządczych i zachowań oraz wzorców etycznych, w Grupie Kapitałowej obowiązują i są przestrzegane skodyfikowane normy postępowania:

  • „Dekalog Korporacyjny” - stanowi wyraz wartości i zasad uznawanych przez Zarząd Grupy LOTOS za kluczowe dla całej Grupy Kapitałowej. Zasady te dotyczą zarówno działalności biznesowej, jak i relacji międzyludzkich. Dekalog wskazuje na konieczność kierowania się zasadami społecznej odpowiedzialności biznesu i zrównoważonego rozwoju. Ponadto akcentuje potrzebę stałego rozwoju pracowników, promuje efektywną komunikację, zaangażowanie pracowników oraz partnerskie relacje.
  • „Kodeks postępowania pracownika” - potwierdza przyjęte w organizacji zasady oraz stanowi przewodnik dla pracowników Grupy Kapitałowej LOTOS i jej partnerów biznesowych. Obowiązuje także osoby trzecie, działające w imieniu spółek Grupy Kapitałowej, w przypadku, gdy spółka odpowiada za ich postępowanie. Kodeks odnosi się w szczególności do etyki zawodowej, dbałości o interesy firmy, postawy pracownika wobec wykonywanych zadań, relacji między współpracownikami oraz rzetelności i przejrzystości postępowania w relacjach z klientami i partnerami handlowymi. Pełen tekst Kodeksu jest dostępny publicznie w profilu korporacyjnym internetowego portalu Grupy LOTOS.
  • „Kodeks Menedżera Grupy Kapitałowej LOTOS” - zawiera opis umiejętności, pożądanych cech i reguł postępowania menedżerów. Umiejętność zarządzania zarówno procesem biznesowym, jak i kapitałem ludzkim należy do najważniejszych, a jednocześnie najtrudniejszych zadań menedżera. Kodeks podkreśla, że menedżer Grupy Kapitałowej LOTOS powinien aktywnie budować swój autorytet poprzez przestrzeganie etyki zarówno w sprawach zawodowych, jak i w relacjach międzyludzkich.

W 2003 r. Grupa LOTOS, jako pierwsze przedsiębiorstwo w branży chemicznej i druga firma w Polsce, uzyskała certyfikat Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji dla Zintegrowanego Systemu Zarządzania opartego o wymagania norm:

  • PN-EN ISO 9001: 2001 System zarządzania jakością,
  • PN-EN ISO 14001: 2005 System zarządzania środowiskowego,
  • PN-N-18001: 2004 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Zintegrowany System Zarządzania

  • Dla klienta: gwarancja dbałości o jakość produktów i usług
  • Dla otoczenia: dowód troski o środowisko
  • Dla pracowników: zapewnienie bezpieczeństwa pracy

Zintegrowany System Zarządzania został dotąd wdrożony i certyfikowany w 9 spółkach Grupy Kapitałowej LOTOS. Stanowi on integralną część systemu zarządzania organizacją, służąc ciągłemu doskonaleniu skuteczności i efektywności jej funkcjonowania.

Systemy zarządzania w Grupie Kapitałowej LOTOS
31.03.2010 r.
Nazwa spółki Wdrożone systemy zarządzania
Grupa LOTOS Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożony system zgodny z Publikacją Standaryzacyjną Zapewniania Jakości AQAP 2110 – wymaganą przez NATO.
LOTOS Asfalt Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożony i certyfikowany system Zakładowej Kontroli Produkcji.
LOTOS Kolej Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożony System Zarządzania Bezpieczeństwem Przewozów Kolejowych (SMS).
LOTOS Lab Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Akredytacja Polskiego Centrum Akredytacji zgodna z normą PN-EN ISO/IEC 17025:2005.
LOTOS Ochrona Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Oil Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001 (dotyczy: Oddział Gdańsk, Oddział Czechowice, Oddział Jasło), ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożony i certyfikowany system zgodny z Publikacją Standaryzacyjną Zapewniania Jakości AQAP 2110. 
LOTOS Parafiny Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Petrobaltic Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożone systemy ISM Code (System Zarządzania Bezpieczną Eksploatacją Statków i Zapobieganiem Zanieczyszczaniu), ISPS Code (System Ochrony Statku i Obiektu Portowego).
LOTOS Serwis Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Straż Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Czechowice Wdrożony Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. 
LOTOS Paliwa Wdrożony i certyfikowany System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001.
LOTOS Jasło Spółka obecnie wdraża wymagania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
LOTOS Tank Spółka obecnie wdraża wymagania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

W Grupie Kapitałowej LOTOS prowadzone są audity, których celem jest ocena zgodności systemu zarządzania z wymaganiami. Prowadzonych jest kilka rodzajów auditów:

  • audity wewnętrzne w spółkach Grupy Kapitałowej,
  • audity korporacyjne prowadzone przez auditorów Grupy LOTOS w jej spółkach zależnych, weryfikujące spełnienie wymagań korporacyjnych,
  • audity dostawców.


Audity dostarczają informacji m.in. o mocnych i słabych stronach procesów biznesowych, stopniu skuteczności systemów zarządzania, problemach i zagrożeniach oraz niezgodnościach w Grupie Kapitałowej, a także lukach występujących w przepływie informacji pomiędzy poszczególnymi spółkami. Wnioski z auditów pozwalają na podejmowanie właściwych decyzji zarządczych, służących dalszemu doskonaleniu organizacji.

 

Liczba auditów przeprowadzonych w latach 2005-2009
Rodzaj auditu 2005 r. 2006 r. 2007 r. 2008 r. 2009 r.
Audity w Grupie LOTOS 26 16 38 37 37
Audity korporacyjne w spółkach zależnych Grupy Kapitałowej 11 5 16 13 17
Audity dostawców realizujących prace dla Grupy LOTOS - 15 6 7 10
Liczba zaangażowanych auditorów 15 21 22 31 35
84 audito/dni 132 audito/dni 142 audito/dni 144 audito/dni 200 audito/dni

Plany rozwoju

W 2010 r. kontynuowane będą, prowadzone w raportowanym okresie, procesy zmierzające do budowy silnej organizacji opartej o procesy biznesowe i wspieranej przez Zintegrowany System Informatyczny, w tym:

  • wdrażanie Systemu Bezpieczeństwa Informacji opartego o normę ISO 27001:2005. Niezakłócone funkcjonowanie procesów zarządczych ma istotne znaczenie dla rozwoju Grupy Kapitałowej. Bezpieczeństwo informacji i systemów, w których są one przetwarzane, jest jednym z kluczowych elementów zapewnienia ciągłości działania i rozwoju. Opracowane i wdrożone zasady ochrony informacji są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa nakładającymi obowiązek ochrony określonych rodzajów informacji, w szczególności tajemnicy danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa, tajemnic powierzonych przez kontrahentów, informacji giełdowych, informacji rachunkowych, informacji dotyczących praw ochronnych, danych ekologicznych. Mechanizmy organizacyjne systemu zapewniają stałe podnoszenie jakości jego funkcjonowania oraz spełniają obowiązującą w systemach zarządzania zasadę ciągłego doskonalenia.
  • wdrażanie Systemu Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym (Enterprise Risk Management, ERM) w celu skutecznego zapobiegania zagrożeniom, które wiążą się z działalnością Grupy Kapitałowej i sytuacją jej otoczenia. Celem systemu jest wsparcie organizacji w realizacji strategii i prowadzonych procesów biznesowych w ramach określonego poziomu ryzyka, poprzez skuteczne reagowanie na zidentyfikowane zagrożenia oraz pojawiające się szanse i możliwości.
  • doskonalenie i rozbudowywanie funkcjonującego w Grupie Kapitałowej Portalu Zintegrowanego Systemu Zarządzania, który służy sprawnemu rozpowszechnianiu obowiązującej w Spółce dokumentacji, a tym samym zapewnia i umożliwia pracownikom, zgodnie z nadanymi uprawnieniami, dostęp do niej.